این مقاله بخشی از کتاب آفت های بهره وری جناب حاج حسن آقاجانی است.
جهت دانلود متن کامل کتاب به این لینک مراجعه فرمایید.
آفت پراکنده کاری
یکی از آفت های بهره وری در عرصه های گوناگون، پراکنده کاری است. من در گفت و گوی امروز، تلاش می کنم که در مورد این روزنه و آسیب، مطالبی را در میان بگذارم.
این آسیبی است که هم در خانواده و هم در محیط کسب و کار و تولید و هم در تمامی عرصه های دیگر، دیده می شود و متأسفانه گاهی به صورت یک «عادت» ناپسند در می آید و خسارت های زیادی وارد می کند.
نقطه مقابل پراکنده کاری، «تمرکز» است، که بسیار پسندیده و قابل تحسین می باشد. تمرکز یعنی توانایی در نگه داشتن توجه، روی موضع خاص و جلوگیری از هجوم افکار و ایده های گوناگون.
ما با بعضی افراد برخورد داشته ایم که در زندگی و کار «تمرکز» نداشته و کارها را نیمه تمام، رها کرده اند. وقتی که این پراکنده کاری ها را ریشه یابی می کنیم، عوامل زیر را در بروز این صفت ناپسند ، مؤثر می دانیم:
- نداشتن برنامه
- نا آشنایی با وظایف خود
- خود کم بینی
- انجام فعالیت های متنوع همزمان
- کمال گرایی
- تنبلی و تن پرور
- دچار شک و تردید شدن
- اطلاعات ناقص از کارها
درباره هر کدام از این عوامل باید به طور خیلی خلاصه، بحث کرد.
۱- نداشتن برنامه:
کسی که بدون برنامه وارد یک کار می شود و هدف خاصی ندارد، در نیمه راه، کارها را رها می کند. همیشه کسانی موفق اند که برای کار و زندگی خود، یک برنامه دقیق یا اجمالی داشته باشند. مطالعه زندگانی افراد موفق، نشان می دهد که آنان از ابتدا برای خود، برنامه و هدف داشته اند.
۲- نا آشنایی با وظایف خود:
هر انسانی در زندگی فردی یا در جامعه، وظایفی دارد، آشنایی با این وظایف، به او «تمرکز» و «توجه» می دهد و نمی گذارد که امور را نیمه کاره، رها کند و دچار پراکنده کاری شود. او اگر وظایفش را بداند، خود را ناچار می بنید که در همان چارچوب حرکت کند و هر ماه و سالی به فکر تغییر شغل و کار و رشته نرود.
۳- خود کم بینی:
خودکم بینی، ناشی از نداشتن اعتماد به نفس است. انسانی که مشغول کار و رشته ای شده باید به توان ها و استعدادهای خود، متکی باشد و از موانع و مشکلات نهراسد.
بالاخره، خداوند متعال در وجود هر کسی، استعدادهایی را قرار داده، هر چند که این استعدادها متفاوت و دارای درجاتی است ولی کم و بیش، این استعداد وجود دارد. فردی که به کار و رشته ای مشغول شده، باید استعدادهای خود را به خوبی بشناسد و در کار مناسب از آن ها استفاده کند.
هشدار ما این است که خودکم بین نباشیم، تا دچار پراکنده کاری نشویم. در جوانان، توان های زیادی وجود دارد که گاهی در اثر غفلت و گاهی هم به سبب «خودکم بینی» بروز و ظهور پیدا نمی کنند و به راحتی هدر می رود.
۴- انجام فعالیتهای متنوع همزمان:
شک نیست که انسان در زندگی، فعالیت های متنوعی دارد، اما این فعالیت های متنوع باید در جهت یک رشته و کار خاص باشد. قبول کردن انواع و اقسام کارها، باعث نیمه کار گذاشتن آن ها و به وجود آمدن پراکندگی می شود. عامل مهم سردرگمی ها و بروز بیماری های جسمی و روحی، همین به دست گرفتن انواع کارهای متنوع می باشد.
بعضی، دو یا سه کار یا رشته دارند، اما آن کارها تقریبا در یک زمینه است، ولی برخی دیگر از آدم ها چند کار را که هیچ تناسبی با هم ندارند، انجام می دهند و آخرش جز خستگی و رها کردن آن ها نیست
۵- کمالگرایی:
عامل دیگر پراکندگی در کارها کمال گرایی است؛ یعنی فرد، خیلی آرمانی و غیر واقعی، فکر می کند؛ در ذهن خود، طرح ها و برنامه هایی می ریزد که با واقعیت، جور در نمی آید. هر شب و روز، به درآمد کلان و شغل و رشتۀ پر پول، فکر می کند. این جور آدم ها، گویی روی زمین نیستند و دائم در آسمان و در میان ابرهای خیالی، پرسه می زنند.
شاید شما با انسان هایی با این طرز فکر، برخورد داشته اید و دیده اید که چگونه کار نکرده، توقع درآمد دارند و می خواهند یک شبه، راه یک ساله را طی کنند. این ها «کمال گرا» هستند؛ یعنی خیالی و سر در هوا. همین ویژگی، باعث می شود تا به سوی کاری حرکت کند، اما طولی نمی کشد که واقعیت ها خودشان را نشان می دهند و او را سرخورده می کنند و کارها را نیمه کاره به حال خود، رها می سازد.
۶- تنبلی و تن پروری:
عامل دیگر پراکنده کاری، تنبلی است. موفقیت در زندگی فردی و در شغل و تحصیل و تولید، به جدیت نیاز دارد. انسان ها تنبل و راحت طلب، توقع دارند که بدون زحمت، به اهداف خود دست یابند. به همین خاطر هر ماه و سالی، از رشته به رشته دیگر و از کاری به کار دیگر، می روند و بخت خود را در این جا و آن جا می جویند، اما به هدف
نمی رسند و همه چیز را رها می کنند.
۷- شک و تردید:
یقین، نعمتی است که انسان را در کارها دلگرم و موفق می کند، اما شک و تردید مثل خوره ای است که از درون او را می خورد و به پراکندگی می کشاند. انسان های جدی، کسانی اند که وقتی برای کاری، برنامه می ریزند و عزم خود را جزم می کنند، دیگر دچار شک نمی شوند. قله های بلند موفقیت برای افرادی است که به کار و رشته و راه خود، ایمان دارند و هر لحظه چون پر کاهی به این سو و آن سو نمی روند.
۸- اطلاعات ناقص از کارها:
دست زدن به هر کاری، نیازمند اطلاعات است، کسانی که اخبار و اطلاعات ناقص از رشته و کاری دارند یا از آن بی اطلاعند، یه پراکنده کاری دچار می شوند؛ یعنی سرگشته و حیران از این سو به آن سو می روند تا خود را از شکست نجات دهند.
جهت مطالعه کامل متن کتاب آفت های بهره وری روی این لینک ضربه بزنید.
راه کارهای دور شدن از پراکنده‌کاری
وقتی متوجه شدیم پراکنده کاری، سم مهلکی است که زندگی ما را دچار شکست و بی رونقی می کند، باید به فکر راه حل بیفتیم تا بدانیم چه باید کرد که از این مهلکه نجات یابیم. امروز در این گفت وگو، راه کارهایی را برای دور شدن از این آسیب طرح می کنیم:
۱- اولویت بندی کردن کارها:
برای این که دچار پراکنده کاری نشویم باید کارها را اولویت بندی کنیم. زندگی کارهای مهم و غیرمهم، فوری و غیر فوری، اورژانسی و غیر اورژانسی دارد، باید آن ها را بشناسیم و اولویت ها را مشخص کنیم. کسانی که ارزش ها همه کارها را یک جور می بینند، موفق نمی شوند.
۲- در نظر گرفتن وقت اختصاصی:
هر روز، مقداری از وقت خود را برای کارهای عقب مانده اختصاص دهیم؛ مثلا یک ساعت از وقت خود را به انجام دادن کارهایی که به تعویق انداخته ایم اختصاص دهیم.
همین یک ساعت، می تواند بعضی پراکنده کاری های ما را جبران کند و کارهای نیمه تمام را ظرف مدت مشخصی به پایان برساند.
۳- عهد بستن با خود:
انسان های جدی، گاهی با خود عهد می بندند که تا فلان کار نیمه تمام را به پایان نبرم، کار تازه ای را شروع نمی کنم و بر این عهد و پیمان و خود، پای بند می مانند. گاهی نذر هم می کنند و قسم هم می خورند؛ یعنی اگر پیمان خود را شکستم برای تنبیه خود باید فلان کار را انجام دهم.
۴- در نظر گرفتن توان ها:
نقاط قوت و ضعف خود است. بر یک راه دیگر برای غلبه بر پراکنده کاری، شناختناساس همین ارزیابی به سراغ کاری می رویم که توان انجام دادن آن را داریم.
۵- تقسیم وقت:
اگر وقت های خود را در شبانه روز، تقسیم کنیم، دیگر به صورت بی هدف و یا آرمانی و خیالی، به دنبال کارهای متعدد نیمه کاره نمی رویم. تقسیم وقت، ما را منظم و از این شاخه به آن شاخه پریدن، خلاص می کند. آدم هایی که وقت شناس نیستند، به پراکنده کاری دچار می شوند و بی هدف از این سو به آن سو می روند.
۶- جلوگیری از ترس:
ترس، معمولا انسان ها را پراکنده کار می کند؛ یعنی آن ها را وادار می سازد تا بیشتر به مشکلاتی که ممکن است احتمالا فردا و در آینده رخ دهد، فکر کنند و با همین افکار و احتمالات ضعیف، هر روز خود را به کار دیگری مشغول نمایند. اگر می خواهیم پراکنده کار نشویم باید خود را از این ترس ها نجات دهیم. چون به قول روان شناسان،
ترس تا وقتی مشکل آفرین است که از آن فرار می کنیم، اما آن زمان که با آن مواجه می شویم، قدرت خود را از دست می دهد. نباید از احتمالات ضعیف فردا ترسید و خود را به این طرف و آن طرف زد.
۷- مشغول نشدن به حواشی:
در زندگی هر کسی حاشیه وجود دارد، این حاشیه ها، همان طور که از اسم آن پیداست- حاشیه هستند، پس نباید جای «اصل» را بگیرند. پراکنده کاری از زمانی شروع می شود که ما جای «اصل» را با «حاشیه» عوض کنیم و به کارهای غیرضروری بپردازیم.
هم در زندگی فردی و هم در مشاغل و در کارهای تولیدی و تجاری و امور تحصیلی، این حاشیه ها، بسیار خطرناک و نابودکننده اند و ما را به پراکنده کاری، وادار می سازند. و انسان های هوشیار، دقیقا این حاشیه ها را می شناسند و نمی گذارند که موریانۀ زندگی شغل و کارشان شوند.
۸- یاد گرفتن کلمۀ طلایی «نه»:
معمولا آدم هایی که دچار پراکنده کاری می شوند، قدرت گفتن کلمۀ «نه» را ندارند،
به هر کار و میهمانی و سمینار و همایش دعوت شوند «نه» نمی گویند. روشن است که وقتی این کارهای متعددی به انسان پیشنهاد می شود، امکان تقسیم وقت و انجام دادن همه آن ها نیست، لذا به پراکنده کاری دچار می شود و این اتفاق ناخوشایند هیچ معنایی جز «شکست» نمی دهد.
انسان هایی که در جامعه، شناخته شده اند و به نوعی، محل قدرت «نه» گفتن را داشته باشند تا به پراکنده کاری و بی نظمی و خستگی و سرخوردگی، دچار نشوند.
آقای «استیوجابز» در یکی از سخنرانی های خود گفت: افراد و شرکتهایی که به طور همزمان، روی چندین محصول کار میکنند، موفقیت برجسته ای ندارند و نمیتوانند برگ برندۀ شرکت، محسوب شوند، چون روی هیچ کدام از آنها «تمرکز» وجود ندارد. او در نهایت میگوید: شرکتی تمرکز و موفقیت دارد که به هر کاری «بله» نگوید، بلکه باید بتواند به راحتی به هر آنچه که همسو با مأموریت و چشم اندازش نیست «نه» بگوید و نتیجۀ این «نه گفتن ها» می شود یک محصول عالی
تجربه خود ما هم در طول این سالیان نشان داده است که اگر «تمرکز» نباشد یک کسب و کار خوب می تواند ظرف مدت کوتاهی از بین برود، یا کیفیت خود را از دست بدهد و این، باعث تأسف است. کافی است که شما نگاهی به علل شکست «استارتاپ ها» یعنی کسب و کارهای نوپا بیندازید، در این صورت متوجه خواهید شد که یکی از علل مهم شکست آن ها ِ نبود تمرکز است؛ یعنی پراکنده کاری.